Privacybeleid

Beleid inzake naleving van de bedrijfshotline

RISO KAGAKU CORPORATION (RISO) is toegewijd aan het voeren van zaken met integriteit en in overeenstemming met de letter en de geest van de wet. De toewijding aan het voeren van zaken met het hoogste niveau van ethiek, normen en verantwoordelijkheid komt tot uiting in de beleidslijnen en procedures van RISO (verwijzing: RISO Compliance Guidelines) en de implementatie van de Corporate Compliance Hotline (“de hotline”).

RISO moedigt haar partners aan, die zorgen hebben over daadwerkelijk of vermoedelijk ongepast gedrag of gedrag, zoals het eisen of accepteren van smeergeld, machtsmisbruik, fraude, diefstal, misbruik van fondsen of bedrijfsmiddelen, seksuele intimidatie, discriminatie, twijfelachtige financiële transacties, schending van gegevens of gegevensdiefstal, enz., om naar voren te komen en deze zorgen te uiten zonder angst voor straf, vergelding of oneerlijke behandeling.

Het doel van de hotline is om een kanaal te bieden voor RISO EMEA-werknemers, zakenpartners en andere gerelateerde partijen om zorgen te uiten over eventuele schendingen van wettelijke of regelgevende vereisten, en dit beleid beschrijft de procedures voor het melden, behandelen en onderzoeken van gevallen waarin ongepast gedrag of gedrag wordt opgemerkt, gemeld of vermoed.

De hotline is geen algemene klachtenlijn. Alleen zaken die niet voldoen aan de wet of bedrijfsrichtlijnen worden beoordeeld en indien nodig onderzocht. Werknemers die hulp nodig hebben of een zorg of klacht willen uiten over een kwestie die niet het niveau van wetsovertreding of bedrijfsrichtlijnen haalt, moeten de klachtenprocedure volgen zoals beschreven in de bedrijfshandleiding.

De effectiviteit van dit beleid en deze procedures berust op het gezonde oordeel van de werknemers en andere gerelateerde partijen. RISO neemt meldingen van wangedrag zeer serieus en verwacht dat eenieder die wangedrag meldt dit te goeder trouw doet. Een melding te goeder trouw houdt in dat alle bekende informatie over de kwestie eerlijk wordt verstrekt en dat de melding als waar wordt beschouwd. Meldingen te kwader trouw of misbruik van het meldingssysteem zijn ongepast, een schending van dit beleid, en kunnen zeer schadelijk zijn voor de organisatie van RISO en haar werknemers.

RISO verbiedt vergelding tegen iedereen die te goeder trouw bekend of vermoedelijk onethisch of illegaal wangedrag meldt, advies zoekt, een zorg uitspreekt of informatie verstrekt in een intern onderzoek of juridische procedure met betrekking tot het bedrijf. Vergelding kan onder meer omvatten, maar is niet beperkt tot, dwingen, intimideren, bedreigen, ingrijpen of discrimineren tegen de melder.

Aan de andere kant zouden werknemers die te kwader trouw valse informatie verstrekken, roekeloos feiten verdraaien of opzettelijk relevante informatie achterhouden in een poging om te misleiden, disciplinair worden gestraft.

Procedure voor het melden via de Hotline

Het doel van de hotline is om een kanaal te bieden voor RISO EMEA-werknemers, zakenpartners en andere gerelateerde partijen om zorgen te uiten met betrekking tot onder andere, maar niet beperkt tot:

Fraude / Diefstal / Misbruik van bedrijfsmiddelen

Seksuele intimidatie / Misbruik van autoriteit / Discriminatiegerelateerde kwesties

Twijfelachtige boekhouding of financiële transacties

Het lekken van kritieke gegevens/informatie

Andere ongepaste gedragskwesties

De werknemer die het rapport indient, wordt aangemoedigd om gebruik te maken van een standaard “Hotline Rapportageformulier” dat bij dit beleid wordt geleverd, en bewijsmateriaal/ondersteunende details toe te voegen voor het indienen van het rapport via de hieronder gepresenteerde Hotline-kanalen.

Hotline-kanaal: Formulier of e-mail

Details: Informatie uit het Hotline Rapportageformulier dat hieronder wordt verstrekt, of e-mail kan worden opgevraagd bij de HR-persoon(s) in elke dochteronderneming en worden verzonden naar: sos@riso.eu

Het rapport kan worden ingediend in uw lokale taal (hoewel Engels waar mogelijk wordt aanbevolen).

1. Gegevens die u rechtstreeks aan ons meedeelt

De nalevingshotline is ontworpen en wordt beheerd om de anonimiteit van rapporteurs en de vertrouwelijkheid van de ingediende informatie te beschermen. Wanneer dit is toegestaan door lokale wetgeving, kunnen rapporten anoniem worden gemaakt aan de Hotline. Echter, alle personen die een rapport indienen worden aangemoedigd hun identiteit bekend te maken, aangezien dit het Hotline-team van RISO in staat stelt het probleem grondiger te onderzoeken en de effectiviteit van elk onderzoek te waarborgen. Anonieme verklaringen moeten de uitzondering zijn en moeten alleen worden gerechtvaardigd in gevallen van zeer gevoelige kwesties.

Noch de identiteit van een rapporteur, noch vertrouwelijke informatie die wordt bekendgemaakt in een rapport of tijdens een onderzoek, wordt bekendgemaakt aan iemand die niet is aangewezen om de kwesties in het rapport te ontvangen, onderzoeken of oplossen, tenzij (1) de rapporteur toestemt in een dergelijke bekendmaking; (2) bekendmaking noodzakelijk is om te voldoen aan staats- of lokale wetgeving (inclusief wettelijk vereiste bekendmaking, zoals een wettelijk uitgevaardigde dagvaarding, bevel of gerechtelijk bevel), of met intern beleid of procedure; of (3) het handhaven van anonimiteit of vertrouwelijkheid zou interfereren met het onderzoeken, stoppen, voorkomen, herstellen of opleggen van disciplinaire maatregelen voor het gemelde wangedrag, en degenen aan wie de informatie wordt bekendgemaakt hebben een legitieme behoefte om de informatie te kennen om die verantwoordelijkheden uit te voeren.

2. Communicatie en bewustwording van het beleid

Om effectieve communicatie van het beleid te waarborgen en bewustwording van het beleid en de hotline-kanalen onder alle werknemers te creëren, kunnen de volgende acties worden overwogen:

1. Het beleid zal worden gepubliceerd in de SharePoint / Intranet van RISO of een vergelijkbaar intern platform van de dochteronderneming, samen met het downloadbare Hotline Rapportageformulier.
2. Aankondiging van het Hotline-beleid en het Hotline-kanaal door de Human Resources Manager van elke dochteronderneming via e-mail (hotline e-mail sos@riso.eu moet worden gekopieerd).
3. Het beleid wordt gecommuniceerd als onderdeel van het inwerkingsproces voor nieuwe medewerkers.
4. Posters worden geplaatst in alle verschillende filialen van de dochterondernemingen en het hoofdkantoor.
   Bovendien, om bewustzijn te creëren onder zakenpartners en andere gerelateerde partijen:
5. Het bestaan van de Riso Hotline moet worden gepubliceerd op de websites van de Riso-dochterondernemingen.

Intake en onderzoek

Het wordt verwacht dat alle personen die een rapport indienen voldoende kennis hebben van de feiten waarop het rapport is gebaseerd en daarom voldoende bewijs moeten verstrekken over het bestaan van daadwerkelijk of vermoedelijk ongepast of ongepast gedrag door een beklaagde in het rapport volgens het “Hotline Rapportageformulier” dat aan dit beleid is gehecht.

Alleen rapporten van specifieke beschuldigingen met betrekking tot hotline-rapporteerbare zaken zoals gespecificeerd in het rapportformulier en zoals gedetailleerd in dit beleid zullen worden beantwoord; algemene klachten of suggesties zullen niet worden onderzocht.

Alle rapporten die naar de Hotline worden gestuurd, worden in eerste instantie ontvangen door het Hotline-team van RISO (bestaande uit leden van de juridische afdeling van RKCL & RKC). Na ontvangst van een rapport zal de relevante vertegenwoordiger van de RISO-hotline de ontvangst van de zaak via de hotline aan de betrokken persoon die de zorg heeft geuit, indien mogelijk, bevestigen. De medewerking van de werknemer bij het bespreken van de opgeworpen zorgen met de hotline is cruciaal voor de juiste afhandeling en oplossing van de zaak.

In het geval dat een persoon een vergadering aanvraagt om een incident te melden bij de Riso Hotline, moeten volledige en nauwkeurige notulen van de vergadering worden opgesteld, gecontroleerd, overeengekomen en ondertekend door de melder en een lid van het Riso Hotline-team.

Als, naar het oordeel van het RISO-hotline-team, een rapport, indien waar, zou leiden tot onethische of illegale zakelijke activiteiten, en specifieke informatie of ondersteunend bewijsmateriaal in het rapport is opgenomen of kan worden verkregen, zal over het algemeen een onderzoek worden uitgevoerd waarbij andere afdelingen betrokken kunnen raken op basis van hun toezichtgebieden, verantwoordelijkheden of expertise.